„Muss ich einen Stundenzettel führen?" hat keine einheitliche Antwort, weil vier verschiedene Vorschriften mit vier verschiedenen Zielen dieselbe Frage berühren. Dieser Beitrag sortiert sie nach Reichweite – von der schärfsten branchenbezogenen Pflicht bis zur allgemeinen Erfassungspflicht.
Wer nur eine Vorschrift kennt, kommt regelmäßig zum falschen Ergebnis: Die branchenbezogene Pflicht ist die strengste, aber nicht die einzige – und die allgemeinste ist die jüngste.
Die vier Ebenen unterscheiden sich in dem, was sie verlangen, für wen sie gelten und wer sie prüft. Erst zusammengenommen ergeben sie die Antwort für einen konkreten Betrieb.
| Grundlage | Für wen | Was genau | Prüfung durch |
|---|---|---|---|
| § 17 Abs. 1 MiLoG | Minijobs (§ 8 Abs. 1 SGB IV) und alle Beschäftigten in den elf Branchen des § 2a SchwarzArbG | Beginn, Ende, Dauer je Tag; binnen sieben Kalendertagen; zwei Jahre aufbewahren | Finanzkontrolle Schwarzarbeit (Zoll) |
| § 16 Abs. 2 ArbZG | alle Betriebe, alle Arbeitnehmer | Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht; zwei Jahre aufbewahren | Arbeitsschutzbehörde des Landes |
| BAG 1 ABR 22/21 | alle Betriebe, unabhängig von der Größe | System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einführen | Arbeitsschutzbehörde, mittelbar Arbeitsgerichte |
| § 28f SGB IV | alle Arbeitgeber | Entgeltunterlagen, aus denen sich die abgerechneten Stunden ergeben | Deutsche Rentenversicherung (Betriebsprüfung) |
Der praktische Unterschied liegt in der Frist. Das Arbeitszeitgesetz sagt nicht, wann aufgezeichnet werden muss – das Mindestlohngesetz sagt es sehr genau. Wer unter § 17 MiLoG fällt, hat sieben Kalendertage; ein Sammelzettel, der am Monatsende ausgefüllt wird, verletzt die Pflicht auch dann, wenn die Zahlen am Ende stimmen. Welche Fristen die Aufbewahrung darüber hinaus bestimmt, ordnet der Beitrag Stundenzettel aufbewahren: 2, 6, 8 oder 10 Jahre? ein.
§ 17 Abs. 1 MiLoG verweist auf die Wirtschaftsbereiche des § 2a SchwarzArbG. In diesen Branchen gilt die Aufzeichnungspflicht für alle Beschäftigten – nicht nur für Minijobber, nicht nur für Mindestlohnempfänger.
| Nr. | Wirtschaftsbereich | Praktische Abgrenzung |
|---|---|---|
| 1 | Baugewerbe | weit zu verstehen; erfasst auch Bauhilfs- und Baunebengewerbe |
| 2 | Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe | Restaurants, Hotels, Cafés, Catering mit Bewirtung |
| 3 | Personenbeförderungsgewerbe | Taxi, Mietwagen, Bus; auch Fahrdienstvermittlung |
| 4 | Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste | seit der Erweiterung ausdrücklich auch Liefer- und Kurierplattformen |
| 5 | Schaustellergewerbe | Volksfeste, Jahrmärkte, mobile Attraktionen |
| 6 | Gebäudereinigungsgewerbe | Unterhalts-, Glas- und Sonderreinigung |
| 7 | Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen | Messebau und Standlogistik |
| 8 | Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk) | Schlachtung und Zerlegung; Handwerksbetriebe ausgenommen |
| 9 | Prostitutionsgewerbe | Betriebe nach dem Prostituiertenschutzgesetz |
| 10 | Wach- und Sicherheitsgewerbe | Objektschutz, Veranstaltungs- und Werkschutz |
| 11 | Friseur- und Kosmetikgewerbe | zuletzt in den Katalog aufgenommen |
Fällt ein Betrieb in einen dieser Bereiche, gilt die Pflicht für die gesamte Belegschaft – auch für die Bürokraft und auch für Beschäftigte, die weit über dem Mindestlohn verdienen. Ausgenommen sind nur die Fälle der Dokumentationspflichtenverordnung, die weiter unten stehen. Wie sich das im Baualltag umsetzen lässt, beschreibt der Beitrag Stundenzettel im Handwerk und auf der Baustelle.
Die zweite Gruppe des § 17 Abs. 1 MiLoG ist branchenunabhängig: geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV.
Für sie gelten dieselben drei Kerndaten und dieselben Fristen wie in den Katalogbranchen: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, aufgezeichnet spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages, aufbewahrt mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Ob der Betrieb ein Handwerksbetrieb, eine Kanzlei oder ein Sportverein ist, spielt keine Rolle.
Der Grund für diese Sonderstellung ist die Mindestlohnkontrolle: Bei einer Pauschalvergütung lässt sich nur über die Stundenzahl prüfen, ob der Mindestlohn eingehalten wurde. Genau deshalb ist die Aufzeichnung hier keine Formalie, sondern das einzige Beweismittel – und zwar zugunsten beider Seiten.
Eine Ausnahme nennt das Gesetz selbst: § 17 Abs. 1 Satz 3 MiLoG nimmt Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a SGB IV aus, also geringfügige Beschäftigungen in Privathaushalten, die über das Haushaltsscheckverfahren abgerechnet werden. Die Details für die übrigen Minijobs behandelt der Beitrag Stundenzettel bei Minijob und Aushilfen.
Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung nimmt zwei Gruppen von der Aufzeichnungspflicht des § 17 MiLoG aus. Sie sind eng gefasst – und sie befreien nur von dieser Pflicht, nicht von den übrigen.
| Ausnahme | Voraussetzung | Was trotzdem bleibt |
|---|---|---|
| Hohe Entgelte | verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt über 4.461 Euro brutto | § 16 Abs. 2 ArbZG, Erfassungspflicht nach BAG, Entgeltunterlagen |
| Hohe Entgelte mit Nachweis | über 2.974 Euro brutto monatlich, nachweislich für die letzten vollen zwölf Monate gezahlt | dieselben Pflichten |
| Enge Angehörige | im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers | dieselben Pflichten |
Die zweite Variante wird regelmäßig übersehen, obwohl sie die praktisch relevantere ist: Sie greift erst, wenn das Entgelt für zwölf volle Monate tatsächlich gezahlt wurde – der Nachweis ist also rückblickend zu führen und steht bei Neueinstellungen im ersten Jahr nicht zur Verfügung. Wer sich auf die Ausnahme beruft, sollte die Zahlungsnachweise zusammen mit den Arbeitszeitunterlagen bereithalten.
Die vierte Ebene ist die jüngste und die breiteste – und sie entstand nicht durch ein Gesetz, sondern durch eine Auslegung.
Der Europäische Gerichtshof hat mit Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Das Bundesarbeitsgericht hat daraus mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) für das deutsche Recht abgeleitet, dass bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG die Pflicht besteht, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen und zu verwenden.
Drei Punkte sind für die Praxis entscheidend. Erstens gilt diese Pflicht ohne Mindestbetriebsgröße: Auch der Betrieb mit zwei Beschäftigten ist erfasst. Zweitens schreibt sie keine bestimmte Form vor – Papier, Tabelle oder App sind gleichermaßen zulässig, solange die Erfassung objektiv und verlässlich ist. Drittens ist sie nicht bußgeldbewehrt: Ein eigener Ordnungswidrigkeitentatbestand für die fehlende Erfassung existiert bislang nicht. Der 2026 diskutierte Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes würde das ändern, ist aber kein geltendes Recht und begründet derzeit keine zusätzliche Pflicht.
Die Sanktionen unterscheiden sich deutlich – und der Aufzeichnungsverstoß ist teurer, als viele annehmen.
| Verstoß | Rahmen | Grundlage |
|---|---|---|
| Aufzeichnung nach § 17 Abs. 1 MiLoG fehlt, ist unrichtig, unvollständig oder verspätet – oder wird nicht zwei Jahre aufbewahrt | bis 50.000 € | § 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG |
| Unterlagen werden nicht im Inland in deutscher Sprache bereitgehalten | bis 30.000 € | § 21 Abs. 1 Nr. 9, Abs. 3 MiLoG |
| Mindestlohn wird nicht oder nicht rechtzeitig gezahlt | bis 500.000 € | § 21 Abs. 1 Nr. 13, Abs. 3 MiLoG |
| Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG fehlen oder werden nicht aufbewahrt | bis 30.000 € | § 22 Abs. 1 Nr. 9, Abs. 2 ArbZG |
Hinzu kommt eine Folge, die kein Bußgeldkatalog abbildet: In der Betriebsprüfung der Rentenversicherung kann bei fehlenden oder unbrauchbaren Aufzeichnungen nach § 28f Abs. 2 SGB IV ein Summenbescheid ergehen – die Beiträge werden dann geschätzt. Und im arbeitsgerichtlichen Streit über Überstunden wirkt eine lückenhafte Dokumentation nicht neutral, sondern zulasten der Seite, die sich auf sie berufen will. Wie sich das im Prozess auswirkt, beschreibt der Beitrag Überstunden nachweisen.
Für einen konkreten Betrieb lässt sich die Pflichtenlage in vier Schritten klären.
Fällt die Tätigkeit unter einen der elf Bereiche des § 2a SchwarzArbG, gilt § 17 MiLoG für die gesamte Belegschaft – mit Sieben-Tage-Frist.
Geringfügig Beschäftigte lösen die Pflicht unabhängig von der Branche aus. Ausgenommen sind nur Privathaushalte nach § 8a SGB IV.
Über 4.461 € brutto monatlich oder über 2.974 € mit Zwölf-Monats-Nachweis entfällt § 17 MiLoG – die übrigen Pflichten bleiben.
Unabhängig von 1 bis 3: Zeiten über acht Stunden aufzeichnen (§ 16 Abs. 2 ArbZG) und ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit vorhalten.
Die Reihenfolge ist bewusst gewählt: Wer bei Frage 1 oder 2 ein Ja hat, muss die schärfste Ausprägung erfüllen und deckt damit die übrigen automatisch mit ab. Wer viermal Nein hat – was selten vorkommt –, bleibt trotzdem bei Frage 4 in der Pflicht.
Alle vier Ebenen verlangen dieselben Kerndaten. Ein sauberer Datensatz erfüllt deshalb alle gleichzeitig – doppelte Listen sind nicht nur überflüssig, sie widersprechen sich im Zweifel.
Der kritische Punkt ist nicht die Erfassung, sondern die Frist. Sieben Kalendertage sind knapp, wenn Zettel erst zum Monatsende ins Büro kommen. Genau hier scheitert die Papierlösung regelmäßig – nicht an der Vollständigkeit, sondern an der Rechtzeitigkeit. Was der Umstieg konkret bedeutet, beschreibt Vom Papier-Stundenzettel zur App; welche Angaben der Datensatz tragen muss, steht in Pflichtangaben und Aufbau.
Aplano erfasst Beginn, Ende und Pause per Browser, Mitarbeiter-App oder Tablet-Terminal; die Dauer entsteht daraus automatisch, und weil die Buchung am Arbeitstag selbst erfolgt, ist die Sieben-Tage-Frist strukturell eingehalten. Korrekturen laufen über einen dokumentierten Freigabeweg, sodass der ursprüngliche Wert erhalten bleibt – für die Prüfung der entscheidende Unterschied zum überschriebenen Tabellenfeld. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026.
Zeiterfassung, Stundenkonten und Auswertungen in einem System. Die Zeiterfassung gehört zum Pro-Tarif; der günstigste Einstieg beginnt bei 0,50 € je Person und Monat netto. 14 Tage testen ohne Kreditkarte, monatlich kündbar.
Aplano als Stundenzettel-App ansehenIn den elf Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Messe- und Ausstellungsbau, Fleischwirtschaft mit Ausnahme des Fleischerhandwerks, Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Dort gilt die verschärfte Aufzeichnungspflicht nach § 17 Abs. 1 MiLoG für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobs.
Ja, unabhängig von der Branche. § 17 Abs. 1 MiLoG erfasst geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Ausgenommen sind nur Beschäftigungen in Privathaushalten nach § 8a SGB IV.
Ja. Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung nimmt Beschäftigte mit einem verstetigten regelmäßigen Monatsentgelt von mehr als 4.461 Euro brutto aus, ebenso Beschäftigte mit mehr als 2.974 Euro, wenn dieses Entgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt wurde. Ausgenommen sind außerdem im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers. Die Pflichten aus dem Arbeitszeitgesetz bleiben davon unberührt.
Mindestens zwei Jahre – sowohl nach § 17 Abs. 1 MiLoG, gerechnet ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt, als auch nach § 16 Abs. 2 ArbZG für die Nachweise über die Arbeitszeit oberhalb von acht Stunden werktäglich. Aus Steuer- und Sozialversicherungsrecht können deutlich längere Fristen folgen, sobald derselbe Nachweis Beleg der Lohnabrechnung ist.
Wer die Aufzeichnungen nach § 17 Abs. 1 MiLoG nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt, handelt ordnungswidrig; der Rahmen liegt bei bis zu 50.000 Euro (§ 21 Abs. 1 Nr. 8 in Verbindung mit Abs. 3 MiLoG). Verstöße gegen § 16 Abs. 2 ArbZG können mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden (§ 22 ArbZG).
Welche Angaben in den Nachweis gehören, steht in Pflichtangaben und Aufbau. Die Fristenlage über die zwei Jahre hinaus behandelt Stundenzettel aufbewahren. Wie sich die Pflichten in einzelnen Branchen konkret auswirken, zeigt die Branchenpraxis; den Aufwand hinter Erfassung und Freigabe rechnet die Seite Zahlen & Rechenwege vor.
Quellen und Stand (28. August 2026): § 17 MiLoG (Erstellen und Bereithalten von Dokumenten) · § 21 MiLoG (Bußgeldvorschriften) · § 2a SchwarzArbG (elf Wirtschaftsbereiche) · § 16 ArbZG und § 22 ArbZG · Zoll: Aufzeichnungspflichten und Entgeltgrenzen der MiLoDokV (4.461 € bzw. 2.974 €), abgerufen August 2026 · EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 · BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 · § 28f SGB IV. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall; die Entgeltgrenzen der MiLoDokV werden angepasst und sind vor Berufung auf die Ausnahme zu prüfen.