Drei Szenarien zeigen, wie sich kleine Zeitverluste in der Administration summieren.
40 Minuten pro Monat, 8 Stunden pro Jahr.
3:20 Stunden pro Monat, 40 Stunden pro Jahr.
8:20 Stunden pro Monat, 100 Stunden pro Jahr.
| Team | Monat | Jahr | Enthaltene Kernkette |
|---|---|---|---|
| 10 | 45,00 € | 540,00 € | Plan, Zeit, Konto, Auswertung |
| 25 | 112,50 € | 1.350,00 € | plus offene Schichten und Verfügbarkeiten |
| 50 | 225,00 € | 2.700,00 € | unbegrenzte Standorte und Verwaltungsrollen |
Rechenwerte zzgl. MwSt., auf Basis von 4,50 Euro pro Person/Monat laut Aplano-Preisseite.
Die folgende Sensitivitätsrechnung multipliziert ausschließlich die oben angenommenen Verwaltungsstunden mit drei internen Stundensätzen. Lizenzkosten, Einrichtung und Hardware sind noch nicht enthalten.
| Szenario | Stunden/Jahr | bei 25 €/h | bei 35 €/h | bei 45 €/h |
|---|---|---|---|---|
| 10 Personen | 8 | 200 € | 280 € | 360 € |
| 25 Personen | 40 | 1.000 € | 1.400 € | 1.800 € |
| 50 Personen | 100 | 2.500 € | 3.500 € | 4.500 € |
Teilt man die monatliche Lizenzsumme durch einen angenommenen internen Satz von 30 Euro je Stunde, ergeben sich klare Vergleichswerte. Die Software müsste bei 10 Personen mindestens 1 Stunde 30 Minuten, bei 25 Personen 3 Stunden 45 Minuten und bei 50 Personen 7 Stunden 30 Minuten monatlichen Aufwand kompensieren, damit allein die Zeitersparnis der Lizenz entspricht.
Stammdaten, Rollen, Standorte, Zeitmodelle, Pausenregeln und Altbestände.
Lizenzen, Geräte, Nutzerverwaltung, Support und Pflege betrieblicher Regeln.
Vergessene Buchungen, Nachträge, Ausfälle, Schichtwechsel und manuelle Exporte.
Korrekturen sind nicht nur ein Zeitproblem. Viele der oben gerechneten Minuten entstehen, weil gesetzliche Fristen tagesnahes Arbeiten verlangen – und Sammelzettel genau das verhindern.
Die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hat das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) bestätigt; es stützt sich dabei auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Für Minijobs und die in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen konkretisiert § 17 MiLoG die Anforderung: Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des siebten auf die Arbeitsleistung folgenden Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre. Unabhängig davon verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG, jede über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Für die Rechenbeispiele bedeutet das: Eine Korrektur, die erst am Monatsende auffällt, ist nicht nur teurer – sie kann auch die Sieben-Tage-Frist reißen. Der Referentenentwurf zur elektronischen Zeiterfassung vom Juni 2026 würde die Formfrage weiter verschärfen; er ist allerdings geplantes, noch kein geltendes Recht und gehört deshalb nicht in eine heutige Kostenrechnung.
Die Dauer, um die sich jede Korrektur dreht, ergibt sich aus wenigen gesetzlichen Bausteinen des Arbeitszeitgesetzes.
Nach § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden betragen; bis zu zehn Stunden sind zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. § 4 ArbZG verlangt bei mehr als sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Ruhepause, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten – spätestens nach sechs Stunden ununterbrochener Arbeit. Zwischen zwei Arbeitstagen liegt nach § 5 ArbZG eine ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden.
Jeder dieser Werte ist ein möglicher Korrekturfall: Eine vergessene Pause verändert die Dauer, eine zu kurze Ruhezeit fällt oft erst im Soll-Ist-Vergleich auf. Systeme, die solche Grenzen als Hinweis in Planung und Erfassung mitführen – Aplano gehört dazu –, verschieben die Prüfung vom Monatsende auf den Zeitpunkt der Buchung. Genau dort entstehen die oben gerechneten Korrekturminuten gar nicht erst.
Rechtsquellen: § 3 ArbZG · § 4 ArbZG · § 5 ArbZG · § 16 ArbZG · § 17 MiLoG · BAG, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21 · EuGH, Urteil vom 14. Mai 2019, C-55/18.
25 Personen mal zwei Korrekturen mal vier Minuten ergeben 200 Minuten oder drei Stunden und 20 Minuten pro Monat.
Nein. Die Rechenbeispiele zeigen Größenordnungen. Der tatsächliche Effekt hängt von Fehlerquote, Regeln, Schulung und vorhandenen Schnittstellen ab.
Der Preis pro Person ist nur ein Teil. Hinzu kommen Einrichtung, Hardware, Schulung, Korrekturaufwand und Doppelpflege.
Nach § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre. Auch § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Der Datensatz muss über die gesamte Frist lesbar bleiben.
Nein. Die Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 ist an keine bestimmte Form gebunden. Der Referentenentwurf zur elektronischen Zeiterfassung vom Juni 2026 ist geplantes, noch kein geltendes Recht.